Ympäristö saattaa kuitenkin kasvaa vuosien aikana vähitellen. Uusia käyttäjiä, laitteita, ryhmiä, sovelluksia ja käyttöoikeuksia lisätään tarpeen mukaan, mutta kokonaisuutta ei välttämättä tarkastella säännöllisesti.

Tässä artikkelissa käymme läpi:

mitä Microsoft 365 -ympäristön ylläpito käytännössä sisältää
milloin yrityksen oma osaaminen voi riittää
mitkä merkit voivat kertoa ulkoistamisen tarpeesta
mitä Microsoft 365 -kumppanin kanssa kannattaa sopia
miten ympäristöä voidaan kehittää vaiheittain
Mitä Microsoft 365 -ympäristön ylläpito tarkoittaa?

Microsoft 365 -ympäristön ylläpito ei tarkoita vain käyttäjätunnusten luomista ja poistamista. Hallittava kokonaisuus voi sisältää esimerkiksi:

käyttäjien ja ryhmien hallinnan
lisenssien hallinnan
käyttöoikeuksien tarkistamisen
Microsoft Entra ID -asetukset
monivaiheisen tunnistautumisen
Conditional Access -käytännöt
Microsoft Intune -laitehallinnan
päätelaitteiden tietoturvan
sähköpostin suojaamisen
SharePoint- ja OneDrive-käyttöoikeudet
tietoturvahälytysten seurannan
muutosten dokumentoinnin

Microsoft 365 -ympäristö muuttuu käyttäjien, laitteiden ja liiketoiminnan mukana. Siksi sitä ei kannata ajatella kertaluonteisesti käyttöön otettavana järjestelmänä.

Milloin yrityksen oma Microsoft 365 -hallinta voi riittää?

Oma hallinta voi olla toimiva ratkaisu, jos yrityksessä on nimetty henkilö, jolla on riittävästi osaamista ja aikaa ympäristön ylläpitoon.

Yrityksen kannattaa kuitenkin varmistaa, että vastuut eivät ole vain yhden henkilön tiedossa. Keskeiset asetukset, ylläpitotehtävät, poikkeustilanteet ja tehdyt muutokset tulisi dokumentoida.

Hallinta voi muuttua haastavaksi esimerkiksi silloin, kun Microsoft 365 on annettu muun työn ohessa henkilölle, jonka varsinainen tehtävä ei ole IT-ympäristön ylläpito.

Viisi merkkiä, joiden perusteella ulkoistamista kannattaa harkita
1. Microsoft 365 -ympäristöllä ei ole selkeää omistajaa

Jos kukaan ei vastaa kokonaisuudesta, muutokset tehdään helposti yksittäisinä toimenpiteinä. Tällöin ympäristön hallittavuus voi vähitellen heikentyä.

2. Käyttöoikeuksia ei tarkisteta säännöllisesti

Käyttäjille voi jäädä oikeuksia, joita he eivät enää tarvitse. Myös vanhoja vieraskäyttäjiä, ylläpitäjärooleja ja tarpeettomia ryhmäjäsenyyksiä voi jäädä ympäristöön.

3. Tietoturvaominaisuuksia ei ole otettu järjestelmällisesti käyttöön

Yrityksellä voi olla käytössään lisenssejä, jotka sisältävät hyödyllisiä suojaus- ja hallintaominaisuuksia. Lisenssin hankkiminen ei kuitenkaan vielä tarkoita, että ominaisuudet olisi määritetty yrityksen tarpeisiin sopivalla tavalla.

4. Ympäristön muutokset eivät ole dokumentoituja

Dokumentoinnin puute vaikeuttaa vikatilanteiden selvittämistä, vastuiden siirtämistä ja ympäristön kehittämistä.

5. Sisäinen henkilöstö käyttää runsaasti aikaa toistuviin IT-tehtäviin

Käyttäjätunnusten, laitteiden, lisenssien ja oikeuksien käsittely voi viedä aikaa yrityksen varsinaiselta liiketoiminnalta.

Mitä Microsoft 365 -ylläpidon ulkoistaminen voi sisältää?

Palvelun sisältö kannattaa määritellä yrityksen ympäristön, lisenssien ja tarpeiden perusteella. Kokonaisuuteen voi kuulua esimerkiksi:

käyttäjä- ja lisenssihallinta
käyttöoikeuksien säännöllinen tarkastelu
laitteiden ja sovellusten hallinta
tietoturva-asetusten kehittäminen
hälytysten seuranta
ympäristön dokumentointi
Microsoft 365 -muutosten arviointi
käyttäjätuki
raportointi ja kehitysehdotukset

Ulkoistamisen ei tarvitse tarkoittaa kaiken vastuun siirtämistä palveluntarjoajalle. Yritys voi säilyttää liiketoimintaan liittyvän päätösvallan, kun kumppani vastaa sovituista teknisistä tehtävistä ja seurannasta.

Aloita Microsoft 365 -ympäristön nykytilan selvittämisestä

Ennen ylläpitomallin muuttamista kannattaa muodostaa selkeä kuva nykyisestä ympäristöstä.

Kartoituksessa voidaan tarkastella esimerkiksi käyttäjiä, ylläpitäjärooleja, lisenssejä, laitteita, tietoturva-asetuksia, sähköpostin suojausta ja SharePoint-käyttöoikeuksia.

Tulosten perusteella voidaan tunnistaa tärkeimmät kehityskohteet ja sopia, mitä yritys hoitaa itse ja missä ulkopuolinen kumppani voi auttaa.

Tarvitsetko apua Microsoft 365 -ympäristön hallintaan?

e-IT auttaa pk-yrityksiä Microsoft 365 -ympäristöjen kartoittamisessa, hallinnassa ja kehittämisessä. Tavoitteena on rakentaa yrityksen tarpeisiin sopiva toimintamalli ilman tarpeettomia ratkaisuja tai ylimitoitettua kokonaisuutta.