Migraatio Google tai Microsoft 365 -ympäristöstä uuteen

Yritysostot, yritysten fuusiot ja sähköpostiympäristöjen migraatiot ovat tilanteita, jolloin yrityksissä joudutaan pohtimaan mitä tehdään nykyisille sähköposti- ja tiedostotallennusratkaisuille. Tässä artikkelissa käyn läpi rakenteellisia sekä teknisiä ongelmia sähköposti- ja tiedostomigraatioissa, joita yrityksen IT-hallinnon tai siitä vastaavan tahon tulee pohtia ja ratkaista.

Yritysostot

Yritysostoissa ensimmäinen tietotekniikkaan ja mahdollisiin migraatioihin liittyvä hallinnollinen asia on päätös siitä kuka jatkaa Internet domainien (esim. yritys.fi ja yritys.com) sekä niihin liittyvien nimipalveluiden hallinnointia. Sen jälkeen tämän tahon tulee tehdä päätös, kuinka näiden palveluiden kanssa jatketaan. Tilanteissa, joissa yrityksillä ei itsellään ole IT-osaamista, domain-palvelut saattavat pahimmillaan olla historiallisista syistä vailla hallintaa. Hallinnoinnin puutteen takia Internet -domain saattaa jäädä ostetun yrityksen nimiin ja päätyä maksetun rekisteröintiajan jälkeen domain-huijareiden omistukseen. Näin tapahtuu varsinkin, kun pienet yritykset ostavat yhden henkilön yrityksiä joissa panostetaan asiakkuuksien siirtoon uudelle yritykselle. Jos domain on bisneskriittinen voi esimerkiksi sähköpostitarjouksien kanava sulkeutua koska asiaa ei olla huomioitu tarpeeksi ajoissa.

Yritysostoissa ei ole välttämättä bisneksen sanelemaa tarvetta yhdistää tietojärjestelmiä. Kuitenkin voi olla tilanteita joissa toinen yrityksistä on panostanut enemmän oman pilviympäristönsä (esim. Google Workspace tai Microsoft 365) tietoturvaan. Myös kahden eri ympäristön hallinnointi saattaa aiheuttaa enemmän kustannuksia, sillä usein niiden tekniikasta vastaa eri IT-kumppani. Pitää siis päättää millä IT-kumppanilla jatketaan, jotta ei makseta teknisestä IT-tuesta ylimääräisiä kustannuksia. Lisäksi tulee päättää, jatketaanko kahdella vai yhdellä IT-järjestelmällä sekä mitkä IT-järjestelmät jätetään toimintaan.

Kun päätökset on tehty kannattaa sähköpostien ja tiedostojen siirto teettää ammattilaisella keille prosessit ja työkalut tähän ovat tuttuja. Järjestelmien omat migraatiotyökalut ovat houkuttelevia käyttää, mutta usein ne eivät toimi hyvin ja aiheuttavat enemmän kustannuksia kuin laadukkaita tuloksia.

Yritysfuusiot

Aiemmin mainitsin, että yritysostossa on tärkeää varmistaa yritykselle kuuluvien domain-osoitteiden hallinta ja tehdä tarvittavat päätökset niiden suhteen. Yritysfuusiossa ja isommissa yritysostoissa on yhtä lailla tärkeää varmistaa, että pääasiallisesti yrityksen IT-palveluista vastaava taho saa kaikki Internet -domainit omaan hallintaansa. On varmistuttava, että olemassa olevia domaineja ei menetetä domai- huijareille. Mikäli yritys saa uuden nimen, on myös tehtävä parhaansa, että yritys saa varattua itsellensä uuden domainin ilman, että tieto vuotaa julkisuuteen ennen kuin muutokseen tai kauppaan liittyvät uutiset ovat julkisia. Uuden nimen rekisteröinnin voi esimerkiksi tehdä luotettavan IT-kumppanin nimissä, jolloin yritystietoihin ei vuoda tietoa ennen kuin muutos on julkistettu. Uusi nimi kannattaa myös sisäisesti pitää salassa, jotta mahdollinen sisäinen riski domain-huijauksesta pystytään estämään. Tarkoitan tällä sitä, että kukaan henkilökuntaan kuuluva ei pysty ostamaan domainia ja vaatimaan siitä korvauksia yritykseltä. Kansainvälisissä isoissa yrityksissä henkilökunta voi sortua domain-huijaukseen varsinkin, jos henkilöstö tietää, että heillä saattaa olla irtisanomisuhka.

Tärkeää on tehdä päätös millä domain-osoitteilla toimitaan jatkossa sekä mitkä IT-järjestelmät halutaan pitää. Tämän jälkeen on hyvä pohtia, tehdäänkö järjestelmien migraatio vai segregaatio. Migraatiossa yhdistetään järjestelmät, jolloin uuteen ympäristöön saadaan myös vanhan ympäristön virheet. Suositeltavaa on pitää se ympäristö, jonka tietoturva on laitettu kuntoon, siirtää tarvittavat tunnukset sekä tiedostot siihen ja tehdä segregaatio jossa hallitusti jätetään vanha järjestelmä pois.

Fuusiossa ennen IT-migraatiota tai IT-segregaatiota on keinoja käyttää samoja tai samantyyppisiä sähköpostiosoitteita. Jos ostettu yritys sijaitsee eri maassa, voidaan käyttää myös yrityksen domainia jolla on eri maapääte, esim. yritys.com konsernin Suomen osaston sähköposti voi olla hetken aikaa yritys.fi. Ongelmia tulee, mikäli käytössä on kaksi tai useampi Microsoft 365 -ympäristö, joihin halutaan samat sähköpostin loppuosa. Microsoft 365 ei voi ottaa käyttöön domainia joka on jo toisessa Microsoft 365 -ympäristössä.

Sähköpostijärjestelmän tai tietojärjestelmän modernisointi

On hyvä miettiä tarvetta Microsoft 365 -ympäristöön siirtymisessä, mikäli yrityksellä ei vielä ole modernia sähköpostia, vaan käytössä on esimerkiksi WWW-sivujen toimittajan webmail. Jos vielä on sellainen tilanne, että Microsoft 365 -ympäristö on jo hankittu Teams -käyttöä varten voi olla järkevää säästää olemassa olevan sähköpostijärjestelmän kustannuksissa siirtämällä sähköpostit uuteen ympäristöön. Käyttämällä ammattilaista sähköpostien siirrossa ja ohjaamisessa uuteen ympäristöön saat samalla myös varmistettua, että sinun domain-asiasi ovat kunnossa.

Sähköpostien ja tiedostojen siirron nopeuttaminen omalla panostuksella

Suosittelemme tilaamaan tietojen siirrot ja järjestelmien yhdistämiset ammattilaiselta, jotta työt saadaan tehtyä tehokkaasti ja säästetään näin kustannuksissa. Mikäli haluat säästää kustannuksissa vielä enemmän, voit nopeuttaa työtä keräämällä etukäteen asiantuntijan tarvitsemia tietoja tai jopa tehdä samanaikaisesti hänen kanssa muutoksia omilla pääkäyttäjätunnuksilla. Seuraavassa on asioita, joilla voit nopeuttaa asiantuntijan tekemää järjestelmien välistä tietojen siirtoa ja uuden järjestelmän käyttöönottoa:

Uuden ja vanhan järjestelmän pääkäyttäjätunnukset ja varmistettu pääsy näiden portaaleihin.
Uuden ja vanhan Internet -domainin DNS-hallintaan liittyvät tunnukset ja hallintaportaalien osoitteet. Lisäksi varmistus, että nämä toimivat ja niihin pääsee.
Listaus siitä mitä tietoja halutaan siirtää, mikäli halutaan siirtää muutakin tai vähemmän kuin kaikki sähköpostiosoitteet
Uuteen järjestelmään hankittuna riittävä määrä käyttöoikeuksia/lisenssejä.
Joissain tapauksissa vanhaan järjestelmään käyttäjien salasanat esim. Excel -listassa.

Onko tarvetta?

Onko sinulla tarvetta yhdistää tai modernisoida tietojärjestelmiäsi? Voit olla meihin yhteyksissä ja keskustella mahdollisuuksistasi, joita sinulla on.

Lue lisää

Lue lisää IT-järjestelmiin tehtävistä kehityshankkeista klikkaamalla itsesi e-IT Oy:n IT-projektisivulle. Sivulla on mielenkiintoisia case-esimerkkejä.