IT-palveluiden ostajan opas ja tarkistuslista
IT-palveluntarjoaja, joka aidosti välittää asiakkaidensa tarpeista, arvioi, suunnittelee ja toteuttaa tarvittavat muutokset ennakoivasti varmistaakseen asiakkaidensa IT-infrastruktuurin sujuvan toiminnan.
Yllä oleva esimerkki saattaa kuulostaa liian absktraktilta, joten tarjoan muutaman käytännön esimerkin:
- IT-kumppanisi varmistaa, että tiedät koska ja mitä laitteita sinun kannattaa päivittää uusiin, jotta yrityksen työntekijöiden työskentely pysyy tietoteknisesti sujuvana.
- Lukiessasi uusista tietomurroista ja niissä käytetyistä teknologioista ja tarkastaessasi oman ympäristösi tilanteen huomaat, että IT-kumppanisi on jo päivittänyt palvelinten, laitteiden ja ohjelmistojen versiot turvallisiin.
- Saat kuulla IT-kumppaniltasi tietoteknisen ympäristösi tietoturva-aukoista sekä niiden korjausratkaisuista, ennen kuin niistä syntyy haittaa liiketoiminnallesi.
- Kun teet muutoksia yritykseen tai IT-ympäristöösi, liiketoimintasi ja tekniikkasi tunteva IT-kumppani automaattisesti ehdottaa optimaalisia ratkaisuja joita sinun kannattaa seuraavaksi tehdä.
- IT-kumppanisi kertoo sinulle uusista teknologioista ja uusista tavoista parantaa sinun järjestelmiä ja prosesseja.
Välittävä IT-kumppanuus on toimivaa vuoropuhelua asiantuntijaorganisaation kanssa joka tuntee yrityksesi sekä välittää liiketoimintasi sekä sen pyörittämisen sujuvuudesta tietoteknisellä tasolla.
Tämä fantastiselta mainoslauseelta kuulostava väittämä on aivan mahdollinen työarjen skenaario, mutta siihen ei päästä pelkällä yritykselle sopivan IT-kumppanin valinnalla. Tärkeää on myös tiedostaa mitä palveluita hankitaan ja mihin tarpeisiin.
Tässä artikkelissa avaan sitä, mitä sinulta vaaditaan, jotta voit nauttia aidosti välittävästä IT-kumppanin yhteistyön hedelmistä.
Olen jaotellut sinulta vaadittavat asiat IT-kumppanuuden solmimisessa seuraaviin vaiheisiin:
- Määritä budjettisi
- Määritä tämän hetkinen tietotekniikkabudjettisi, jotta saat tukea sen optimaalisessa hyödyntämisessä liiketoimintasi hyväksi.
- Ole rehellinen itsellesi vaatimustason osalta. Jos budjettisi on pieni, voit vaatia laatua, mutta et suurta valikoimaa palveluita.
- Mikäli hinta tingataan kannattamattomaksi, voit joutua tilanteeseen, jossa sinulle luvataan enemmän kuin mitä sinulle voidaan tarjota.
- Lisenssit eivät sisällä työn osuutta. Jos tarvitset palvelua, budjetoi myös työn osuuteen rahaa.
- Kerro liiketoiminnastasi
- Avaa liiketoimintasi toimintamalli ja keskustele kuinka se hyödyntää ja voi hyödyntää tietotekniikkaa.
- Käy läpi koko IT-ympäristösi
- Listaa kaikki tietotekniset resurssit, työkalut ja palvelut, joita yritykselläsi on tällä hetkellä käytössä tai käytettävissä.
- Aseta tavoitteesi
- Avaa lyhyesti tai kattavasti mikä on sinun tavoite tietoteknisen palvelun suhteen.
- Valitse yrityksellesi sopivin palvelumalli
- Keskustele sinun yritykselle sopivasta palvelumallista ja palveluarkkitehtuurista.
- Määritä IT-kumppanuuden laajuus
- Kerro mitkä palvelut haluat IT-kumppanin hallittavaksi.
- Varaudu mahdollisista viivästyksistä johtuviin lisäkustannuksiin monitoimittajaympäristöissä.
- Listaa akuutit tarpeet aloitusvaiheessa
- Aloitusvaiheessa on tärkeää käydä läpi kaikki akuutit tarpeet kuten laiteuusinnat, kapasiteettitarpeet, kartoitukset ja hinnan tarkistukset.
- Aloitusvaiheessa voit saada paljousalennusta, mikäli tekemistä ja tarpeita on paljon.
- Tarkista, oletko antanut IT-kumppanillesi avaimet proaktiiviseen välittävään palveluun
IT-palvelun ostajan tarkistuslista
Aihe |
Tarkistettavat asiat |
|---|---|
|
Budjetti |
Budjetoi lisenssit, yhteydet, työt ja laitteet. Muista varata rahaa myös työn osuudelle. |
|
Liiketoimintamallisi |
Tunteeko IT-kumppanisi liiketoimintasi IT-haasteet? |
|
IT-ympäristösi |
Oletko käynyt koko IT-ympäristösi läpi, jotta säästyt yllätyskustannuksilta? |
|
Tavoitteesi |
Oletko määrittänyt tavoitteesi? |
|
Palvelumalli |
Oletko valinnut sopivan palvelumallin? |
|
Laajuus |
Valitse mitä IT-palveluita tarvitset |
|
Akuutit tarpeet |
Käy kaikki tarpeesi aloitusvaiheessa läpi: varaa tekijät ja sovi mahdolliset paljousalennukset |
|
Avain |
Jos olet hoitanut yllä olevat asiat, olet antanut IT-kumppanillesi avaimet yrityksellesi sopivaan välittävään palveluun |
Määritä
budjettisi
Ole rehellinen itsellesi niin budjettisi kuin vaatimustasosi osalta. Kilpailu IT-palveluissa on kovaa, jonka takia uuden asiakkaan ostotilanteessa tarjoukset voivat olla kovin houkuttelevia. Pyri kuitenkin optimoimaan hankinnat niin, että ostat laadukasta palvelua, joka kattaa tarpeesi eikä sisällä yrityksellesi turhia tai päällekkäisiä palveluita. Pienemmillä yrityksillä on pienempi kulurakenne, joten heiltä palveluita voi saada edullisemmin kuin isoilta toimijoilta. Selvitä itsellesi ja kumppanillesi seuraavat asiat:
- Haluatko maksaa vain IT-tuesta, jota käytät, etkä halua esimerkiksi edullisempaa jatkuvaa palvelua?
- Budjetoitko koko vuodelle niin, että haluat jatkuvaa palvelua edullisemmin?
- Onko sinulla IT-laitteissa korjausvelkaa, oletko budjetoinut tietokoneisiin ja muihin laitteisiin?
- Mitä ohjelmisto- ja palvelulisenssejä käytät tällä hetkellä, mitkä sinun tarpeesi ovat tulevaisuudessa? Kuinka paljon nämä maksavat vuosi- tai kuukausitasolla?
Kerro liiketoiminnastasi
Yrityksissä tietotekniikka on liiketoiminnan työkalu. Varsinkin kasvavissa yrityksissä liiketoiminta kehittyy nopeammin kuin mitä tietoteknisiä järjestelmiä keretään kehittämään.
On tärkeätä avata yrityksesi toimintamalleja, jotta tuleva tietotekninen kumppanisi voi suunnitella yrityksellesi liiketoimintaasi tukevan IT-ratkaisun.
Käy läpi IT-ympäristösi
Usein törmää tilanteeseen, jossa yritys saa useammalta toimijoilta laskuja IT-palveluista. Yhdestä yrityksestä saadaan domain-palveluihin liittyviä laskuja, toiselta lisensseihin, kolmannelta ylläpitoon, neljänneltä yhteyteen ja listaa voi jatkaa vielä useamman eri laskutettavan osion osalta. Mitä vanhempia sopimuksia taustalla on, sitä suuremmalla todennäköisyydellä laskujen seassa on palveluita, lisenssejä tai yhteyksiä, jotka voisi jo irtisanoa koska niitä ei enää käytetä.
Käy tulevan kumppanisi asiantuntijoiden kanssa läpi mitä kaikkea tietotekniikka sinulla on käytössä. Tämän avulla voit varmistaa, että kumppanisi tietää keiden hallinnassa palvelut ovat. Voit myös käydä läpi kaikkien palveluiden tarpeellisuuden. Näin ei makseta ylimääräisestä projektin viivästymisen takia, kun kumppani tuntee koko ympäristön jo etukäteen.
Domain ja WWW
Internet -yhteys
Verkko ja WiFi
Laitteet ja lisenssit
Tuki-palvelut
Aseta
tavoitteesi
Määriä tavoitteesi ja ilmoita ne palveluntarjoajalle. Nämä voivat olla esimerkiksi seuraavia:
- Palveluntarjoajan vaihtaminen
(kilpailutus, vaihtuneet tarpeet, tms.) - Hintojen tarkastaminen
- Nykyisen tilanteen kartoitus
- Laitekannan uusiminen
- Konesalipalveluiden käyttöönotto tai uusiminen
- Liiketoiminnan vaatimaan
asetukseen valmistautuminen
Valitse
palvelumalli
IT-palveluissa on monia erilaisia palvelumalleja ja palveluratkaisuja. Osa yrityksistä tarvitsee itsepalvelua, osalle proaktiivinen palvelu mahdollistaa paremmin liiketoimintaan keskittymisen. Käy läpi mahdolliset palvelumallit ja valitse niistä yrityksellesi sopivin. Alla joitain palvelumalleja.
- IT-palvelua vain pyydettäessä (helpdesk)
- Aktiivista seurantaa (valvonta)
- Seurantaa ja proaktiivista korjaamista (proaktiivinen palvelu)
- Tilaukset ja raportointi palveluna (palvelumalli)
- Tilaukset ja raportoinnit palveluportaaleista (itsepalvelumalli)
- Laitteiden elinkaaripalvelu (laitepalvelu)
- Koko IT-infrastruktuurin proaktiivista ylläpitoa (IT-ylläpitopalvelu, IT-päällikköpalvelu)
- Kaikki yllä mainitut palvelut (kokonaisvaltainen IT-palvelu)
Määritä IT-kumppanuuden laajuus
Helposti IT-palveluiden hankinnassa syntyy illuusio, että yksi palvelu kattaa kaikki yrityksen tarpeet. Selvitä kumppaniltasi mitkä asiat saamasi tarjous kattaa. Alla on useita aihekokonaisuuksia, joiden osalta sinun on tärkeää selvittää, tarvitseeko yrityksesi niitä ja kuuluvatko tarpeesi mukaiset palvelut IT-palveluusi.
Etätuki
Työskentelyä estävät IT-ongelmat saadaan nopeasti korjatuiksi reaaliaikaisen etätuen avulla. Työntekijän soitettua IT-tuen puhelinnumeroon otetaan reaaliaikainen näytön jakoon perustuva yhteys ongelmakoneelle. Työntekijä esittelee ongelman tukihenkilölle, joka tämän jälkeen tekee tarvittavat korjaukset työasemalla, verkon kautta käytettävillä muilla laitteilla tai IT-ympäristönne pääkäyttäjäportaaleissa.
Lähituki
Kun tietokone ei käynnisty tai ongelmalaitteeseen ei saada verkon kautta yhteyttä, niin IT-tuki saapuu paikalle autolla mahdollisimman pian. Ongelmat ratkaistaan paikan päällä, ja asiakas pääsee jatkamaan tuottavaa työtänsä.
Käynnit ovat myös suosittu toimintamalli kehittyvissä ympäristöissä, joissa työskentelee useampi henkilö. Etukäteen sovitulla kuukausittaisella käynnillä saadaan useamman henkilön toimesta sovittua sujuvasti seuraavista askeleista.
Liiketoimintaratkaisut
Kaikkien yritysten liiketoiminnan pyörittämiseen eivät riitä tehokas yritystietokone ja toimisto-ohjelmistot. Käytössä voi olla erityisiä liiketoimintalaitteita ja niitä ohjaavia ohjelmistoja, jotka tuottavat myytävät hyödykkeet kuten tulosteet tai tiedon. Laitteita sekä ohjelmistoja valmistavat ja myyvät tahot tarjoavat oman tukensa tarjoamansa ratkaisun toimivuuden takaamiseksi. Tästä kuitenkin puuttuu usein käyttötuki asiakkaan IT-ympäristössä. Jotta henkilöstö voi keskittyä ydinliiketoiminnan tarjoamiseen, on hyvä sopia liiketoimintaratkaisujen IT-tuesta, jotta varmistetaan erityislaitteiden ja ohjelmistojen sujuva toiminta.
Verkkopalvelu
Tämän päivän verkottuneessa yritysympäristössä verkkopalveluita tarvitaan kaikkialla ja kaiken aikaa. Tarpeita on lähes yhtä paljon kuin yrityksiäkin. Meillä on kokemusta globaaleiden suuryritystason verkkoratkaisujen suunnittelusta sekä toteutuksesta ja PK-yritysten moninaisista verkkoratkaisuista.
-
Palvelinten etäkäyttöratkaisut (VPN)
-
Nykyaikaiset tietoturvalliset palomuuriratkaisut
-
Langattomat verkot (5G, WiFi, vierasverkot)
-
Satelliittitoimistojen yhdistäminen (site-to-site VPN)
-
Tietoverkkojen tietoturvallinen eriyttäminen (VLAN)
-
Verkkolaitteiden säännölliset tietoturvapäivitykset
Käyttäjähallinta
Keskistetty käyttäjähallinta varmistaa sen, että yrityksesi laitteet ja tieto ovat aina työntekijöittenne käytettävissä.
-
Tietokoneisiin kirjautuminen
-
Sähköpostin identiteetti
-
Tiedostopalveluihin kirjautuminen
-
Toiminta salasanojen unohtuessa
-
Identiteetin varmistaminen ja suojaus
IT-valvonta
IT-valvonnan avulla yrityksesi IT-laitteet sekä niiden toimivuus ovat tiedossa ja hallinnassa.
-
Tietokoneiden laitetason toimivuus
-
Ohjelmistojen toimivuus
-
Tietoturvan taso
-
Laiteinventaario
Ohjelmistopäivitykset
Ilman eri määrityksiä Windows ja osa Microsoft -ohjelmistoista päivittyy lähes automaattisesti. Käyttäjän vastuulle jää selainten ja muiden 3. osapuolten ohjelmistojen tietoturvapäivitysten ajaminen. Tietoturvallisessa ympäristössä IT-kumppani hoitaa 3. osapuolten ohjelmistojen päivitykset työasemille modernin teknologian avulla.
-
3. osapuolten ohjelmistojen päivitykset
-
Tietoturva-aukkojen korjaaminen
Laitehallinta
Esimerkiksi Microsoft 365 Business Premium -lisenssiin sisältyvä laitehallinta mahdollistaa kadonneiden laitteiden tyhjentämisen ja tietoturvattomien tietokoneiden pääsyn eväämisen ongelman korjaamiseksi. Laitehallinta mahdollistaa myös puoliautomatisoidun työasemien asentamisen.
-
Tietokoneiden ja mobiilien laitteiden hallinta
-
Tietoturvatasojen vaatimusten määritykset
-
Windows -päivitysten hallinta
-
Laitteiden etätyhjennys
-
Työasemien asentamisen automatisointi
Tietoturva
Karkealla tasolla ajateltuna tietoturvaa tarvitaan siellä missä on laitteita, siellä missä käytetään tietoverkkoja ja siellä missä yrityksen tiedot sijaitsevat. Kokonaisvaltainen IT-kumppani pystyy suojaamaan yrityksen tärkeimmät tiedot.
-
Tietokoneiden kehittyneet tietoturvaratkaisut
-
Mobiilien laitteiden tietoturvaratkaisut
-
Palvelinten tietoturva
-
Tietoverkkojen tietoturva
-
Tiedostojen suojaus
-
Identiteettien suojaus
IT-infra
IT-infrastruktuuri muodostuu kaikista yrityksen käyttämistä ja maksamista IT-palveluista. Aina yrityksellä ei ole tietoa, mitä kaikkea tähän palettiin on tarttunut, kun tietoteknisiä ratkaisuja on otettu käyttöön. IT-kumppani auttaa koostamaan ymmärryksen koko IT-infrasta ja sen hyödyntämisestä.
-
Microsoft 365 kehitystyöt
-
Domain- ja DNS-palvelut
-
Tiedostojen tallennus
-
Laitteet
-
SaaS -palvelut, joita työntekijät käyttävät
-
IT-ympäristön dokumentointi ja hallinta
Palvelintyöt
Tarvitset palvelimen ylläpitoa ja palvelinosaamista, mikäli yrityksessänne on palvelin, jota ei voi sammuttaa, koska se on tärkeä yrityksen liiketoiminnalle.
Laitepalvelut
Ajantasaiset laitteet ovat tärkeässä roolissa tietoturvan ja työn sujuvuuden kannalta. Kumppanin tarjoama laitteiden elinkaarihallinta mahdollistaa laitteiden optimaalisen hyödyntämisen.
Paljousalennukset ja akuutit tarpeet
Tarjousvaiheessa on hyvä listata akuutit asiat sekä tulevat projektitarpeet.
Vaikka kaikkea ei tarvitse heti tehdä, voi iso hankinta mahdollistaa paljouslanneuksiin.
Hyvissä ajoin listatut projektitarpeet mahdollistavat osaavimpien tekijöiden varaamisen projektiisi ajoissa.
Onko tarvetta?
Onko yritykselläsi tarve IT-palveluille? Käymme mielellänne kanssanne läpi liiketoimintanne tietotekniset tarpeet ja tarjoamme teille optimaalista palveluratkaisua.
Ota yhteyttä
Varaa ratkaisukonsultiltamme ilmainen Teams-arviointiaika jossa käydään yrityksenne tarpeita läpi. Teams-varauslomakkeen löydät yhteystietosivuilta.
