Monessa pk-yrityksessä IT-asiat jakautuvat usealle eri henkilölle.
Toimitusjohtaja hyväksyy hankinnat, talous seuraa kustannuksia, ulkoinen IT-kumppani ratkaisee teknisiä ongelmia ja työntekijät käyttävät päivittäin erilaisia järjestelmiä.
Vastuu kokonaisuudesta jää kuitenkin usein epäselväksi.
Tämän vuoksi moni kasvava yritys pohtii jossain vaiheessa kysymystä:
Tarvitseeko yritys oman IT-päällikön vai voisiko sama tarve ratketa toisella tavalla?
Tässä artikkelissa käymme läpi:
mitä IT-päällikön rooli käytännössä tarkoittaa
milloin tarve yleensä syntyy
mitä haasteita ilman vastuuhenkilöä voi syntyä
mitä ulkoistettu IT Manager -palvelu tarkoittaa
miten yritys voi arvioida omaa tilannettaan
Mitä IT-päällikkö tekee käytännössä?
Moni ajattelee IT-päällikön olevan henkilö, joka korjaa tietokoneita tai ratkaisee käyttäjien ongelmia.
Todellisuudessa IT-päällikön tehtävä on yleensä huomattavasti strategisempi.
Tyypillisesti IT-päällikkö vastaa esimerkiksi:
IT-ympäristön kehittämisestä
tietoturvan suuntaviivoista
järjestelmien elinkaaren suunnittelusta
budjetoinnin tukemisesta
teknologiapäätösten arvioinnista
palveluntarjoajien koordinoinnista
dokumentoinnista
riskien hallinnasta
jatkuvuuden suunnittelusta
Kyse ei siis ole yksittäisestä teknisestä tehtävästä vaan kokonaisuuden johtamisesta.
Mistä tunnistaa tilanteen, jossa IT-vastuuta puuttuu?
Yrityksessä voi olla toimiva IT-kumppani ja hyvin toimivat järjestelmät, mutta kokonaisuudesta ei silti vastaa kukaan.
Tällöin voi syntyä tilanteita, joissa:
IT-hankinnat tehdään tapauskohtaisesti
ympäristön kehitykselle ei ole suunnitelmaa
laitteita uusitaan vasta ongelmien ilmetessä
tietoturvaa kehitetään reaktiivisesti
käyttöoikeuksia ei tarkastella säännöllisesti
dokumentointi jää puutteelliseksi
investointien priorisointi on vaikeaa
Usein nämä asiat eivät näy arjessa heti.
Ne alkavat korostua yrityksen kasvaessa.
Milloin oman IT-päällikön palkkaamista kannattaa arvioida?
Oma IT-päällikkö voi olla perusteltu ratkaisu esimerkiksi silloin, kun:
yrityksellä on laaja IT-ympäristö
järjestelmiä on runsaasti
henkilöstöä on paljon
käynnissä on useita IT-projekteja
teknologia on liiketoiminnan ytimessä
Kaikille yrityksille kokoaikainen IT-päällikkö ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukainen ratkaisu.
Erityisesti pienemmissä ja keskisuurissa organisaatioissa tarve kohdistuu usein enemmän ohjaukseen, suunnitteluun ja päätöksenteon tukeen kuin kokoaikaiseen työtehtävään.
Mitä ulkoistettu IT Manager -palvelu tarkoittaa?
Ulkoistetussa mallissa yritys saa käyttöönsä asiantuntijan, joka auttaa kokonaisuuden hallinnassa ilman oman IT-päällikön rekrytointia.
tyypillisiä tehtäviä voivat olla:
Ympäristön tilannekuva
nykytilan arviointi
kehityskohteiden tunnistaminen
riskien läpikäynti
Teknologian suunnittelu
laitekannan kehittäminen
Microsoft 365 -ympäristön hallinta
tietoturvan kehittäminen
palveluiden arviointi
Päätöksenteon tuki
hankintojen vertailu
investointien priorisointi
kustannusten näkyvyyden parantaminen
Kumppanien koordinointi
toimittajayhteistyö
projektien seuranta
dokumentointi
Viisi kysymystä yrityksen nykytilan arviointiin
1. Kuka omistaa IT-ympäristön kokonaisuuden?
Jos kysymykseen ei löydy selkeää vastausta, vastuut voivat olla hajautuneet liian laajalle.
2. Onko yrityksellä IT-suunnitelma seuraaville vuosille?
Ympäristö kehittyy yleensä hallitummin, kun tulevat investoinnit ovat tiedossa etukäteen.
3. Onko tietoturvalle nimetty vastuuhenkilö?
Tietoturva tarvitsee omistajuutta samalla tavalla kuin muutkin liiketoiminnan osa-alueet.
4. Milloin ympäristön nykytila on arvioitu viimeksi?
Monessa yrityksessä ympäristö muuttuu jatkuvasti ilman kokonaisarviota.
5. Kuka arvioi uudet teknologiat ja hankinnat?
Ilman vastuuhenkilöä päätöksiä voidaan joutua tekemään rajallisen tiedon perusteella.
IT-päällikkö ei ole pelkkä tekninen rooli
Parhaimmillaan IT-päällikkö tai IT Manager toimii sillanrakentajana liiketoiminnan ja teknologian välillä.
Tavoitteena ei ole hankkia lisää järjestelmiä vaan varmistaa, että nykyinen ympäristö tukee yrityksen tavoitteita mahdollisimman hyvin.
Kun ympäristön kehittämiselle on selkeä suunta, myös päätöksenteko helpottuu.
Miten yrityksen kannattaa lähteä liikkeelle?
Useimmiten ensimmäinen askel on ympäristön nykytilan kartoittaminen.
Kartoituksessa voidaan tarkastella esimerkiksi:
Microsoft 365 -ympäristöä
päätelaitteita
käyttöoikeuksia
tietoturvaa
dokumentointia
palvelusopimuksia
kehitystarpeita
Tämän pohjalta yritys saa realistisen kuvan nykytilastaan sekä kehityksen prioriteeteista.
Yhteenveto
Kaikki pk-yritykset eivät tarvitse omaa kokoaikaista IT-päällikköä.
Lähes jokainen kasvava yritys hyötyy kuitenkin siitä, että joku vastaa:
kokonaiskuvasta
kehityksen suunnasta
tietoturvan koordinoinnista
investointien arvioinnista
ympäristön jatkuvasta kehittämisestä
Tärkeintä on varmistaa, ettei vastuu jää epäselväksi.
Haluatko selvittää yrityksenne IT-ympäristön nykytilan?
e-IT auttaa yrityksiä IT-ympäristöjen suunnittelussa, kehittämisessä sekä strategisessa IT Manager -roolissa.
